Tietosuojaseloste

Henkilötietolaki (523/1999) 10 § ja 24 §
Laatimispäivä: 23.5.2018 / päivitetty: 27.9.2024

1a Rekisterinpitäjä

Paasikiviopistoyhdistys ry
Harjattulantie 80
20960 Turku
Puhelinnumero: 0207 488 600
Sähköpostiosoite: opisto@harjattula.fi

2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Rehtori Mari Karvonen
Harjattulantie 80
20960 Turku
Puhelinnumero: 0207 488 615
Sähköpostiosoite: etunimi.sukunimi@harjattula.fi

3 Rekisterin nimi

Opiskelijarekisteri/oppilaitoshallintorekisteri

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Opiskelijasuhteeseen liittyvien tehtävien hoito (henkilötietolain 8 §:n 1 momentti)

Rekisterissä ylläpidetään opiskelijoiden, huoltajien tai lähiomaisten ja oppilaitoksen henkilöstön yhteystietoja. Rekisterissä ylläpidetään myös opiskelijoiden arviointi- ja läsnäolotietoja sekä pedagogisen opiskelijahuollon asiakirjoja.

5 Rekisterin tietosisältö

Opiskelijan nimi, henkilötunnus ja yhteystiedot sekä huoltajan tai lähiomaisen yhteystiedot
Opiskelijan henkilökohtainen osaamisen kehittämissuunnitelma (HOKS) ja henkilökohtainen opintosuunnitelma (HOPS)
Tiedot tutkinnon osia ja kursseja koskevista valinnoista
Opiskelijan arviointitiedot
Tiedot opiskelijan saamista pedagogisista tukitoimenpiteistä
Opiskelijan poissaoloja koskevat tiedot
Opiskelijan saamia huomautuksia, varoituksia ja muita kurinpidollisia toimenpiteitä koskevat tiedot
Opiskelijan työpaikkaohjaajan yhteystiedot
Muut opetuksen järjestämisen edellyttämät tarpeelliset tiedot
Opettajien, tuntiopettajien ja muun henkilöstön yhteystiedot (myöhemmin työntekijät)

6 Säännönmukaiset tietolähteet

Perustiedot saadaan Opetushallituksen ylläpitämistä Opintopolku- ja KOSKI-palveluista tai opiskelijalta itseltään hakeutumisvaiheessa.
Suurin osa rekisteriin tallennetuista tiedoista on opetuksen järjestämisessä syntyneitä opiskelijan opintoihin liittyviä tietoja, kuten opettajien antamia arviointeja.
Työntekijöiden osalta tiedot saadaan työntekijältä itseltään.

7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja ei luovuteta, kuin laissa määritellyille tahoille. Tällaisia ovat Opetushallitus, Tilastokeskus ja Turun kaupungin opiskeluhuolto. Opiskeluhuollon tietosuojakäytäntöihin voi tutustua verkko-osoitteessa https://rekisteri.turku.fi/Saabe_data/faces/hrekTala.xhtml?backurl=%22+++currentUrl (ks. Ammatillisen koulutuksen opiskeluhuoltorekisteri ja Kuraattorien asiakastietojärjestelmä (AURA, AMMAURA)).

Opiskelijan siirtyessä toiseen oppilaitokseen salassa pidettäviä tietoja voidaan luovuttaa vastaanottavalle oppilaitokselle vain opiskelijan (tai huoltajan) suostumuksella.

8 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Opiskelijoiden nimitiedot (etunimi ja sukunimi) ja ryhmätunnus luovutetaan Google Inc. -yhtiölle Google Classroom -oppimisalustan käyttäjätunnusten tekoa varten. Opiskelija (tai huoltaja) voi kieltää oppilaitosta luomasta hänelle Classroom-tunnusta. Yhtiön pääkonttori sijaitsee Yhdysvalloissa. Yhtiön tietosuojakäytäntöihin voi tutustua verkko-osoitteessa https://policies.google.com/privacy

Työntekijöiden nimitiedot luovutetaan lisäksi Microsoft Corporation -yhtiölle Office 365 -verkkoympäristön käyttäjätunnusten tekoa varten. Yhtiön pääkonttori sijaitsee Yhdysvalloissa. Yhtiön tietosuojakäytäntöihin voi tutustua verkko-osoitteessa https://privacy.microsoft.com/fi-fi/privacy

9 Rekisterin suojauksen periaatteet

A Manuaalinen aineisto

Säilytetään suojattuna ulkopuolisilta lukitussa tilassa.

Henkilötiedot suojataan asiattomalta pääsyltä ja laittomalta käsittelyltä (esim. hävittäminen, muuttaminen tai luovuttaminen). Jokainen työntekijä voi käsitellä vain niitä henkilötietoja, joita hän tarvitsee työtehtävissään.

Salassa pidettävien ja arkaluonteisten tietojen suojaamiseen kiinnitetään erityistä huomiota.

B Sähköisesti käsiteltävät tiedot

Tiedot on suojattu oppilaitoksen työntekijän työtehtävien perusteella määritellyin käyttöoikeuksin sekä säännöllisesti vaihdettavin salasanoin.

Rekisterin käyttö- ja muutosoikeudet on suojattu käyttäjätunnus-salasana -parilla. Oppilashallintojärjestelmä (rekisterin sisältö, katso kohta 5.) on hankittu SaaS-palveluna Visman (Visma Aquila Oy) datasalista. Wilma-käyttöliittymään on SSL-suojattu yhteys internetin välityksellä.

10 Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteritiedot (henkilötietolain 26 §). Rekisteröidyllä on oikeus tutustua ja nähdä häntä itseään koskevat tiedot ja pyynnöstä saada niistä kopiot. Tarkastusoikeus toteutetaan viivytyksettä. Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta kerran vuoden aikana toteutettuna.

Tarkastusoikeuden toteuttamisesta voidaan kieltäytyä ainoastaan poikkeustapauksessa.

Perusteena voi olla esimerkiksi se, että tiedon antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa rekisteröidyn terveydelle tai hoidolle tai jonkin muun oikeuksille (HetiL 27 §).
Jos tarkastusoikeuden toteuttamisesta kieltäydytään, rekisteröidylle annetaan kirjallinen todistus.
Rekisteröidyllä on tämän jälkeen oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi osoitteella Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00521 Helsinki.
Tietosuojavaltuutettu voi antaa rekisterinpitäjälle määräyksen rekisteröidyn tarkastusoikeuden toteuttamisesta.

Tarkastuspyyntö tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai omakätisesti allekirjoitetulla tai muulla luotettavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla.

Tarkastuspyyntö osoitetaan rehtorille, joka päättää luovutetaanko tiedot vai joudutaanko luovuttamisesta kieltäytymään.

Rekisteröidyn henkilöllisyydestä varmistutaan ja tarvittaessa se tarkistetaan ennen tietojen antamista. Tiedot antaa asiasta päättäneen määräämä henkilö.

11 Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta (opiskelijarekisterin käyttötarkoitus) virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto (henkilötietolaki 29 §).

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia tiedon korjaamista. Tieto korjataan ilman aiheetonta viivytystä. Jos tiedon korjaamisesta kieltäydytään, rekisteröidylle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus.

Rekisteröidyllä on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi osoitteella Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00521 Helsinki.
Tietosuojavaltuutettu voi antaa rekisterinpitäjälle määräyksen tiedon korjaamisesta.

Oikaisupyyntö tehdään kirjallisesti. Rekisteröidyn henkilöllisyydestä varmistutaan ja tarvittaessa se tarkistetaan. Pyyntö osoitetaan rehtorille, joka päättää jatkotoimenpiteistä.

12 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterinpitäjä voi pyynnöstä luovuttaa opiskelijoiden julkisia nimi- ja osoitetietoja ulkopuolisille henkilömatrikkelien ja sukututkimusten tekoa varten. Rekisteröity voi kuitenkin kieltää tietojensa tällaisen luovuttamisen (L viranomaisten toiminnan julkisuudesta 16 § 3 mom. ja henkilötietolaki 17 §, 18 §, 24 § ja 30 §).

Kielto osoitetaan rehtorille.

Suoramainontaan sekä markkina- ja mielipidetutkimukseen henkilötietoja voidaan luovuttaa vain rekisteröidyn suostumuksella (L viranomaisten toiminnan julkisuudesta 16 § 3 mom.).